IFIA TIC Council 實施指南

IFIA/TIC理事會
合規準則
實施指南

第6版

 

目錄

概述    
1. 合規原則的應用    
2. 合規計劃    
3. 審核    

附件A:管理層聲明模板    
附件B:提交證據的詳細要求    
附件C:商定程序結果的報告模板    


 

IFIA/TIC理事會合規準則
實施指南


概述
1. 本IFIA/TIC理事會合規準則(第四版)于2018年12月發布,包括七項IFIA/TIC理事會合規原則及十二項實施要求。本指南旨在幫助成員制定自身的合規計劃。本指南取代于2007年4月首次發布并分別于2008年1月、2010年2月、2012年7月及2013年12月修訂的《國際檢驗機構聯盟(IFIA)指南》。本指南第六版于2018年12月發布。


2. 本指南旨在向IFIA/TIC理事會成員介紹一種符合IFIA/TIC理事會合規準則實施要求且獲認可的方式。如果成員的合規計劃在特定方面未遵守本指南,則只需向總干事證明其合規計劃能夠按照類似于本指南所載的方式遵守《IFIA/TIC理事會合規準則》的相關要求,便仍可獲得IFIA/TIC理事會的批準。


發布機構:
IFIA/TIC理事會
Rue du Commerce 20-22
B-1000 Brussels
Belgium
電子郵箱:secretariat@ifia-federation.org
www.ifia-federation.org

2018年12月

版權所有 © 2018 IFIA/TIC理事會。保留所有權利。
本指南的部分內容是根據透明國際組織(Transparency International)及社會責任國際組織(Social Accountability International)發布的《透明國際組織/社會責任國際組織反賄賂商業原則》(2002年12月)制定,IFIA/TIC理事會對此表示感謝。

 

1. 合規原則的應用
1 誠信
1.1 理事會成員應為其員工提供指導,以應對希望成員濫用寬容以取得可接受結果的客戶。
1.2 對于理事會成員積極參與的商業領域,理事會成員須遵守IFIA/TIC理事會委員會發布的適用于任何特定領域的誠信規則。


2 利益沖突
2.1 為了避免理事會成員在商業交易和服務中存在或出現利益沖突,理事會成員須制定與利益沖突相關的政策。
2.2 理事會成員的政策應為員工提供指導,以避免出現以下利益沖突:
i) 成員與同其存在財務或商業利益關系且需向其提供服務的相關實體之間,以及
ii) 成員從事不同活動但可能向同一客戶提供服務或相互提供服務的下屬公司和/或部門之間。
2.3 理事會成員的政策應至少規定其員工不得從事以下活動:
i) 不得直接或通過親屬、朋友或中介機構向理事會成員的供應商、客戶或競爭對手索取利益(但在公共證券交易所購買客戶、供應商或競爭對手的股票的情形除外),同時不得對客戶、供應商或競爭對手的事務施加重大影響,且不得使員工過度依賴客戶、供應商或競爭對手的財務狀況;
ii) 不得在競爭對手或客戶單位擔任任何職務;
iii) 不得與其家庭成員或同其家庭成員存在關聯的個人或組織開展任何公司業務;
iv) 未經理事會成員管理層的批準,不得雇用其家庭成員。


3 保密與數據保護
3.1 理事會成員應要求每位員工簽署保密協議,禁止員工將其在雇傭期間獲取的任何保密商業信息披露予其他方。
3.2 理事會成員應確保所有中介機構、合資企業合伙人、代理、分包商、特許經營商、承包商及供應商均知悉其與成員交易過程中處理的商業信息的保密性質,并確保其不得向其他方披露保密信息。


4 反賄賂
4.1 遵守法律
理事會成員應確保其計劃的原則和規則符合《TIC理事會合規準則》以及其業務所在司法管轄區有關反賄賂的當地法律要求。
如果當地法律規定了其計劃未涵蓋的額外或不同要求,則理事會成員應修改相關國家/地區的計劃,并保存其計劃修改所經國家的相關記錄。
4.2 風險分析
理事會成員的合規委員會和/或高級管理人員或其代表應在各業務所在國組織定期審查,以評估賄賂風險,并制定適當的控制措施。在以下情形下,須系統開展該等審查:
i) 在開始新服務或在新國家開展業務之前,及
ii) 出現嚴重違反成員計劃的情形,且需要對現有控制措施進行審查。
4.3 反賄賂商業原則
理事會成員應根據透明國際組織及社會責任國際組織發布的《反賄賂商業原則》(請參閱www.transparency.org),部署良好業務做法及風險管理策略。該等做法及策略須至少解決以下方面的事項:
4.3.1 政治捐款
理事會成員及其員工或代理人不得就政治黨派、組織或個人參與政治活動作出直接或間接捐款,并據此在商業交易中取得優勢。
理事會成員應在單獨的分類賬簿中記錄其所有政治捐款,并匯總其組織下屬任何業務所支出的該等款項。
4.3.2 慈善捐款及贊助
理事會成員應確保不得通過慈善捐款及贊助變相行賄。
理事會成員應在單獨的分類賬簿中記錄其所有慈善捐款或贊助,并匯總其組織下屬任何業務所支出的該等款項。
4.3.3 疏通費
疏通費是指為確?;蚣涌焓柰ㄙM支付人執行合法或其他權利的相關常規行動或必要行動而支付的小額款項。
理事會成員應將疏通費視為一種賄賂形式,并努力發現及消除疏通費。
4.3.4 贈與、招待及開銷
理事會成員應禁止提供或接受任何可能影響商業交易結果的贈與、招待及開銷以及不合理及不真實的開銷。

 

5 公平商業行為
5.1 理事會成員應向員工、代理人和中介機構提供指導,以確保其理解并遵守公平商業行為相關的原則。
5.2 理事會成員應制定公平商業行為政策,以禁止以下行為:
i) 就競爭對手或其業務、服務或服務產品作出不實陳述;
ii) 開展違反公平競爭、反壟斷或招標規則的活動;
iii) 煽動、誘使或鼓動任何人士違反合同義務(包括保密義務);
iv) 商業間諜活動和/或數據竊取。
5.3 理事會成員的業務陳述及出版物須準確無誤地反映其網絡及附屬機構、資源/能力、經驗及服務。


6 健康與安全
6.1 理事會成員應制定符合所有法律要求的健康與安全政策。
6.2 理事會成員應為員工提供適合所從事活動的健康與安全培訓。
6.3 理事會成員應鼓勵員工舉報與健康和安全相關的事件,記錄事件,調查事件,并在必要時采取糾正措施。


7 公平勞動
7.1 理事會成員應制定公平勞動政策。
7.2 理事會成員的政策應列明以下方面的承諾:
i) 至少遵守最低工資法規以及其他適用的工資和工時法律;
ii) 禁止使用童工——嚴禁使用童工;
iii) 禁止強迫勞動和強制勞動——禁止一切形式的強迫勞動,不論是監獄勞動、契約勞動、抵債勞動、奴隸勞動或任何非自愿形式的勞動;
iv) 尊重工作場所的平等機會;
v) 對工作場所的虐待、欺凌或騷擾行為采取零容忍態度。
     

2. 合規計劃
實施
各理事會成員應根據本準則,在整個組織內實施合規計劃。為此,理事會成員可將本準則的要求納入質量管理體系。
理事會成員的合規計劃


各理事會成員應確認承諾實施本準則,發布及采用成員自身的原則和關鍵實施要素(理事會成員的合規計劃),并須至少達到以下標準:

  •  符合所有IFIA/TIC理事會合規原則和實施要求;
  •  遵守本指南概述第2段所載的指南要求;
  •  在整個組織內實施。

理事會成員必須在本指南發布后一個月內向總干事提交一份合規計劃及任何后續更新內容,供核實是否符合IFIA/TIC理事會準則。


合規專員
各理事會成員應提名一名合規專員(不論其職責),并向其授予在成員的整個組織內協調實施合規計劃的職責和權力。合規專員可提名數名代表在組織的指定部門履行合規專員的部分或全部職能。此外,整個組織的高級管理人員應負責在其職責范圍內實施合規計劃。


合規委員會
各理事會成員應成立合規委員會,以定期審查合規計劃的進展情況,并提供政策指導。合規委員會應至少由三名成員組成,包括首席執行官(或同等人士)、合規專員、法律代表(如果成員具有法律職能)及人力資源代表(如果成員具有人力資源職能)。


招聘
在向潛在員工提供工作機會之前,應向其告知合規計劃。
員工承諾
理事會成員應確保:
a) 向每位員工提供一份合規計劃,并要求員工簽署接收、閱讀及知悉合規計劃的聲明,同時在員工檔案中保存相關記錄;
b) 各高級管理人員必須簽署年度聲明(見附件A),以聲明在其職責范圍內實施合規計劃。
理事會成員的計劃應明確規定,員工不會因嚴格執行合規計劃(即使可能導致業務損失)而遭受降級、處罰或任何其他不利后果。


培訓
理事會成員須要求所有員工(包括管理人員)參加合規培訓課程。成員須參考IFIA/TIC理事會合規培訓指南,以作為編制課程材料的指引。同時在每位員工的檔案中保存課程完成記錄。


員工“幫助熱線”
理事會成員應開通“幫助熱線”(或同等服務——例如指定電子郵箱),以便員工在遇到與實施或解釋合規計劃相關的任何問題或事項時獲得指導。如果員工有要求,任何該等問題應以保密方式處理,并在合理可行的范圍內保護員工的匿名性。相關幫助熱線可使用成員的內部資源和/或外部第三方機構。


安全措施
成員須在其包含保密商業信息的組織場所內實施充分的安全措施,以確保僅獲授權人士可以訪問,同時將文件/數據存儲于指定的安全區域并以安全的方式處理。


外部溝通
理事會成員應公開其合規原則,并為利益相關方提供查詢、投訴或反饋工具。


舉報違規行為
理事會成員應鼓勵員工向合規專員或上級人士、高級管理人員或內部審計師報告違規行為或涉嫌違規行為的詳細信息。提交舉報的員工應獲得充分保護,并防止其受到任何形式的報復,除非員工惡意或非善意行事。如員工有要求,應在合理可行的范圍內保護員工的匿名性。
理事會成員應要求員工舉報其所知悉的任何索取或提供不正當款項或利益的行為。


調查與制裁
合規專員應啟動適當的調查程序,以調查向其舉報的或其獲悉的任何違反合規計劃的行為。
理事會成員應制定處理調查及制裁的書面程序,并包括以下要求:
a) 保存所有舉報的違規行為及所采取的后續行動的記錄; 
b) 被指稱違規的人士有權陳述意見;
c) 如果已認定違規行為,則理事會成員的管理人員或合規委員會應決定采取適當的糾正和紀律措施。該等措施包括譴責、降級、停職或解雇;
d) 合規專員應從其提名的代表和/或相關區域的管理層獲取進度報告,并就調查、認定的違規行為以及糾正措施和紀律措施的執行情況定期編制委員會總結報告。


商業關系
為確保理事會成員的合規計劃在適當范圍內適用于成員組織之外的外部商業關系合作方(且成員組織未通過該等合作方作出不當付款),成員應確保該等合作方在適當范圍內遵守理事會成員的合規計劃。該等合作方(亦稱為“商業合伙人”)包括:

  •  中介機構(有責任促進成員服務的成員之外的實體或個人,包括咨詢公司和顧問)
  •  
  •  合資企業合伙人
  •  代理(根據要求代表成員提供IFIA/TIC理事會章程所定義的專業營運服務的成員之外的實體或個人)
  •  分包商(根據與成員訂立的合同,在專業范圍內開展外包活動的實體或個人)
  •  特許經營商(根據通過特許經營合同向成員購買權利、使用成員的交易名稱和/或品牌在專業范圍內開展業務的成員之外的實體或個人)

為此,理事會成員應至少采取以下措施:

  •  在與相關方訂立或續簽任何合同之前,開展盡職調查;
  •  向相關方告知其合規原則,并努力保證相關方遵守適用于其代表理事會成員開展的活動相關的合規原則;
  •  除分包商外,應要求相關方作出有關遵守合規原則的合同承諾,并允許成員定期進行審核;
  •  監督相關方持續遵守合規原則(如果發現違規行為,則采取補救措施);
  •  不與任何已認定參與賄賂的當事人進行交易。


盡職調查包括:

  •  風險分析;
  •  與相關方會談;
  •  就中介機構而言,相關方的背景調查應由理事會成員的合規委員會審批;
  •  由理事會成員的合規委員會審批薪酬分析,并通過薪酬分析驗證支付給各中介機構的薪酬是否適當且合理地用于合法提供的服務,并確保中介機構并未安排不當支付款項。


理事會成員應監督其盡職調查程序的合規情況。
此外,還應為中介機構及其他相關方提供培訓和支持。
理事會成員應在會計記錄的單獨總分類賬簿中記錄所有中介機構的薪酬,合并成員的任何業務所產生的所
有該等款項,并每年就所有中介機構的薪酬編制綜合管理報表。


投訴與紀律程序
有關其他成員指稱相關成員違反本準則的投訴,應根據IFIA/TIC理事會的投訴與紀律程序向IFIA/TIC理事會提交。除非因保護聲譽所需,否則成員應避免向其他方提交此類投訴。
(如果違反本準則,IFIA/TIC理事會將根據IFIA/TIC投訴與紀律程序所載的規則(包括上訴權利相關的規則)施加制裁。)


會計與簿記
理事會成員應保存準確的賬簿和記錄,以妥善公正地記錄所有金融交易。禁止開設灰色賬戶。


健康與安全
理事會成員應記錄并調查所有舉報的健康與安全事件,并在適當情況下采取糾正措施。


合規性總結報告 
理事會成員的合規專員應每年編制一份總結報告,其中涵蓋相關的統計數據或確認信息,以顯示會員在下列各方面遵守其程序和政策:
a) 違規行為——舉報的違規行為/涉嫌違規行為的數量;已證實的違規行為的數量;以及確認已就各項經證實的違規/不合規行為確定補救措施及開展/目前正在開展行動。
b) 新增或續約的中介機構、合資企業合伙人及特許經營商: 
i. 本財政年度內新增或續約的中介機構、合資企業合伙人及特許經營商的數量;
ii. 確認各相關方均通過規定的成員盡職調查程序;
iii. 確認已與各相關方訂立適當的合同/商業條款。
c) 開支——確認相關開支符合理事會成員的合規計劃及以下相關政策:

  •  政治捐款
  •  慈善捐款及贊助
  •  贈與、招待及開銷相關的開支
  •  中介機構的薪酬

d) 健康與安全——報告的健康與安全事件的數量;并確認已就各項事件確定補救措施及已開展/目前正在開展行動。
 

3. 審核
管理層聲明
理事會成員應要求其整個組織的高級管理人員每年編制并簽署一份合規聲明,該聲明應至少基于附件A所載模板。該等合規聲明應提交合規專員,而合規專員應每年向合規委員會提交年度總結報告。


內部審計
作為內部審計計劃的一部分,成員應要求其委任的內部審計師審核是否已在其組織內實施合規計劃,特別檢查是否已按照附件A完成管理層聲明,并反映合規計劃的遵守情況。就選定的現場審計地點而言,應準確反映實際情況。該等現場審計應審核所制定的程序,并涵蓋采樣測試,以確保有效應用和實施合規計劃。理事會成員可參考IFIA/TIC理事會成員的內部合規審計指導檢查清單。在實施本準則的過程中,如果成員遵守2005年7月版本的詳細IFIA合規準則,則本檢查清單可直接適用。否則,任何成員公司在根據IFIA/TIC委員會準則進行內部審計時,應將本檢查清單作為審計適用范圍內相關領域的總體檢查清單。
應向合規專員匯報該等審計的合規調查結果,而合規專員應向合規委員會提交總結報告。合規專員和/或合規委員會應采取適當的后續行動。


外部審核
理事會成員在實施合規計劃時,應通過提交文件并根據成員委任的獲認可的獨立外部審計事務所商定的程序進行審核。
1 頻次
外部審核應每年開展一次。
2 委任審計事務所
理事會成員應委任獲認可的獨立外部審計事務所按照商定的程序進行審核,該審計事務所應能夠參與成員(合并)財務報表的法定審計。獲委任的審計事務所應具有良好的聲譽,并屬于獲認可的國家專業會計組織的成員。
3 關于IFIA/TIC理事會成員委任審計事務所的通知
在委任審計事務所前或后續對獲委任審計事務所建議任何變更時,理事會成員應向總干事提交詳細信息,以確認是否符合IFIA/TIC理事會的要求。


4 審核的范圍
理事會成員須執行以下事項:
4.1 向IFIA/TIC理事會提交文件以供審查
理事會成員須提交以下文件:
1) 成員的合規計劃,以及與每項原則相關的政策(如果每項原則相互獨立);
2) 合規委員會(或同等機構)的職權范圍,包括合規委員會(或同等機構)負責監督合規計劃的規范;
3) 合規委員會成員的名單(包括職稱);
4) 合規計劃的培訓課程材料;
5) 有助于提升對員工幫助熱線(或同等措施——例如指定的電子郵箱)認識的材料;
6) 鼓勵員工舉報違規或涉嫌違規行為的詳細信息的材料以及可受理舉報的人員信息;
7) 成員網站截圖,包括以下內容:
-    解釋合規原則
-    利益相關方進行查詢、投訴或反饋

8) 調查和制裁處理情況的書面記錄;
9) 與商業機密相關的政策(信息安全政策、保密政策);
10) 與中介機構、合資企業合伙人和特許經營商建立或續約合作關系的盡職調查程序;
11) 與中介機構、合資企業合伙人和特許經營商的合約程序,以及新增或續約中介機構、合資企業合伙人或特許經營商的相關合同/條款和條件模板;
12) 基于附件A中模板的年度管理層聲明模板;
13) 內部審計計劃的范圍,包括對合規準則實施情況的審查;
14) 合規專員編制的年度總結報告,其中涵蓋能夠顯示成員遵守程序和政策的統計數據或確認信息(如附件B所述);
15) 程序商定結果的年度報告。
在提交文件時,成員須自行評估所提交的證據是否符合所有證據要求(證據要求詳見附件B)。成員能夠解釋偏離證據要求的原因。
除非另有說明,否則文件更新后均需重新提交。所有文件應至少每三年進行一次審查和更新,或者在IFIA/TIC理事會發布新版本的合規準則和/或指南后,進行審查和更新。


4.2 要求審計事務所執行商定的程序
理事會成員應每年要求一家獨立的審計事務所就以下方面執行商定程序:
I) 每位新員工對合規準則的了解情況;
II) 員工參加合規計劃培訓課程的情況;
III) 員工幫助熱線(或同等措施——例如指定的電子郵箱),以提出與合規計劃相關的質疑和/或問題;
IV) 就利益相關方的質疑、投訴和反饋進行審查并采取行動;
V) 每位新員工對保密要求的了解情況;
VI) 就政治捐款;慈善捐款和贊助;贈與、招待及開銷相關的開支;及中介機構薪酬編制的相關計劃;
VII) 監督高級管理人員提交的年度合規聲明。
具體的商定程序詳見附件C。


5 審計事務所的報告
理事會成員應要求審計事務所使用附件C所載的模板編制報告,以顯示商定程序的結果。
理事會成員須在其成員的一個財政年度結束后六個月內向IFIA/TIC理事會提交審計事務所的報告。

 

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創建時間:2020-06-03

合規專欄

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